التطوير الإداري وحاجة المنظمات إليه
التطوير الإداري وحاجة المنظمات إليه
المساعد الأكاديمي ـ كلية المجتمع ـ سيؤن
مقدمة :
لم يعد هناك شك في أن القوى البشرية هي الدعامة الأولى للاقتصاد الوطني والقومي ولتنظيم هذه القوى ، ولمقدار كفاءتها وفعاليتها اثر عظيم في زيادة الطاقة الإنتاجية ورفع مستوى أداء المنظمة وتبرز أهمية هذه الوظيفة لكون طبيعة الأعمال في المنظمة تعتمد على كفاءة المدراء والعاملين فيها لبعث الحياة الروحية في أوصالها ولولا هولاء المدراء والموظفين لكانت عديمة الحركة وفي سكون مطبق ، ومن هذا المنطلق تعمل المنظمة للتطوير الإداري لتهيأة مدراء ذوي كفاءات ومؤهلات للاعتماد عليهم في رسم ومتابعة تنفيذ السياسات والخطط واتخاذ القرارات اللازمة بصدد النشاطات والأعمال المختلفة وفق البرامج المعدة لتحقيق أهداف المنظمة المنشودة .
أولاً :
المناهج التقليدية والحديثة للتطوير الإداري :
فانتشار المبادىء الديمقراطية في الكثير من مجتمعات العالم كان له تأثيرات مهمة على العلاقات بين القادة الإداريين وتابعيهم داخل الأجهزة الإدارية كما كان له تأثيرات واضحة أيضا على علاقات هذه الأجهزة مع الجمهور المعني .
كما إن زيادة الاعتماد على الأساليب العلمية والتقدم في مجال العلوم الاجتماعية والنفسية أدى بصورة واضحة إلى تغير النظرة السابقة إلى الإنسان والى النظر إلى الجهاز الإداري ككيان متنوع ومتعدد ومتداخل الجوانب ، وكذلك الأمر بالنسبة للمشكلة الإدارية فالعمليات التطويرية من تشخيصية وعلاجية المتعددة والمتنوعة والمتداخلة الجوانب ينبغي أن تكون فرضية وليست فردية باعتبار أن الفرد الواحد لا يمكن أن يجمع كافة الاختصاصات المطلوبة في شخصه .
ثانياً :
التطوير الإداري هو عبارة عن عملية منتظمة لضمان أن المنظمة تتوفر لديها العدد الكافي من المديرين الفاعلين لمقابلة احتياجاتها الحالية والمستقبلية ويركز بصورة أساسية على رفع مستويات أداء المديرين الحاليين وإتاحة الفرصة لهم للنمو والتطور ولضمان عمل الترتيبات اللازمة للتعاقب الإداري .
„أو هو الأنشطة والعمليات المستخدمة لاستثمار الموارد المالية والمادية المتاحة بأساليب علمية في ضوء محددات ومعطيات الظروف البيئية المحيطة ( سياسية ، اجتماعية ، اقتصادية ، قانونية ... ) لتحقيق الأهداف العامة المتمثلة في توقير السلع والخدمات بالكم والنوع ( كمتطلبات عامة للمجتمع ) من قبل الجهاز الإداري للمنظمة بعد أحداث التغيرات والتطويرات في الأنماط والضوابط السلوكية التي يتضمنها برنامج التطوير الإداري “.
أو ˝هو عبارة عن توزيع الموارد وتغيير الناتج النهائي ˝ .
ويعرف أيضا بأنه المجهود الهادف على تحقيق تغيرات أساسية مرغوبة في الإدارة العامة بهدف تحسين الإمكانيات الإدارية في مجال الجهاز .
وارى أن التعريف الجامع المانع الذي عرفته الدكتورة ديالا الحاج عارف „ بأنه جهد سياسي وإداري واقتصادي واجتماعي وثقافي ، وإداري هادف لإحداث تغيرات أساسية ايجابية في السلوك والنظم والعلاقات والأساليب والأدوات تحقيقاً لتنمية قدرات وامكانات الجهاز الإداري ، بما يؤمن له درجة عالية من الكفاءة والفعالية في إنجاز أهدافه .
أي أن الاتجاهات الثلاثة السياسية واجتماعية والإدارية قد تكاملت في هذا التعريف ، ضمن تخطيط للتغيير الجذري الشامل لجميع مقومات الإدارة ولسائر خطواتها ، بدءاً بالعنصر البشري وانتهاءً بالأدوات والنظم .
ثالثاً :
برنامج التطوير الإداري يهدف إلى تحسين أداء المنظمة وضمان نموها في المدى البعيد عن طريق :
رفع مستويات أداء المديرين بالتأكيد على إلمامهم بمسؤولياتهم والاتفاق معهم على أهداف رئيسية محدده يتم على ضوءها تقويم أداءهم بصورة منتظمة . وتحديد المديرين الذين يتمتعون بمقدرات كافية والتأكيد من إتاحة الفرصة لهم للتطوير والتدريب واكتساب الخبرات لإعدادهم لوظائف أعلى في مواقعهم ووحداتهم داخل المنظمة .
ومساعدة المديرين العامين والمديرين التنفيذيين في المنظمة لتوفير الترتيب الناسب للتعاقب الإداري وخلق نظام يراجع هذا الترتيب بصورة منتظمة .
رابعاً :
مسؤولية التطوير الإداري :
خامساً :
إن التطوير الإداري يجب أن يعامل كسلسلة من الأنشطة المرتبطة ببعضها بدلاً من أن يكون برنامجاً واحداً .
واستخدام كلمة برنامج لوصف عملية التطوير الإداري تأخذ أصولها من المنهج الميكانيكي للتطوير .
وهذا بالطبع لا يعني انه ليس من الضروري عمل ترتيبات منتظمة لهذا الغرض وذلك نسبة لان العديد من المديرين يعملون في وظائف روتينية ويجب تطويرهم حسب طبيعة هذه الوظائف لأنه لا يمكن للمنظمات النجاح والاستمرار برد الفعل على الإحداث التي تطرأ من وقت لآخر .
ويجب أن يتوفر فهم متكامل للمناهج أو الأساليب التي يمكن استخدامها لتطوير المديرين الحاليين وتحديد مدى أن مقدراتهم وإعدادهم تفي باحتياجات المنشاة .
كما يجب إعداد خطط لتطوير هؤلاء المديرين باختيار أنسب الوسائل المتوفرة . ولكن يجب عدم النظر إلى هذا الأمر على انه برنامج يحتوي على سلسلة من أساليب التدريب الإداري والتطوير الشاملة والمتكاملة والتي يتم تطبيقها بصورة جامدة .
فأنشطة الإداري المطلوبة تعتمد على طبيعة المنظمة : كالتكنولوجيا المستخدمة ، البيئة التي تعمل فيها المنظمة ، فلسفتها ... الخ .
فالمنظمات البيروقراطية كالمصالح الحكومية أو شركات تصنيع كبيرة الحجم عادة ما تميل لتبني منهج روتيني مبرمج ومكتمل بما في ذلك كورسات واحتياجات أخرى وخطط تدرج وظيفي ونظم مراجعة قائمة على الإدارة بالأهداف .
وبالمقابل فان المنظمات الإبداعية قد لا تستخدم أي من هذه الطرق وبدلاً من ذلك فأنها تركز على توفير الفرص و التحدي والتوجيه لمديريها والاعتماد بصورة أساسية على إعطاء الأفراد اكبر قدر ممكن من المسؤولية والتأكد بأنهم يتلقون التوجيه والتشجيع الذي يحتاجونه .
وقد يكون هناك أي وسيلة رسمية للتقويم ولكن الأفراد يدركون أين يقفون الآن وفي أي اتجاه يسيرون وكيف يصلون إلى أهدافهم .
سادساً :
يمكن تقسيم أنشطة التطوير الإداري إلى سبعة مجالات هي :
1.مراجعة التنظيم .
2.مراجعة القوى العاملة .
3.تقويم الأداء .
4.الإدارة بالأهداف .
5.التدريب .
6.التخطيط للتعاقب الإداري .
7.تخطيط التدرج الوظيفي .
وهذه الأنشطة تعتبر مترابطة ومتداخلة وفي هذا الإطار يمكن التحدث عن برنامج التطوير الإداري حيث أن العملية تحتوي على :
1)مراجعة التنظيم:
التنظيم وظيفة إدارية يتم بموجبها ، تحديد أو تصميم الإطار أو الهيكل الذي من خلاله تنظيم وترتيب جهود جماعة من الأفراد ، وتنسيقها في سبيل تحقيق أهداف محدده ، وهذا يستدعي تحديد عدد ونوع الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف ، ثم تحديد الأهداف ( رؤساء ومرؤوسين ) المكلفين والمسؤولين عن تنفيذ الأنشطة والقيام بها وتحديد العلاقات فيما بينهم من حيث المهام ، والسلطات ..
لهذا فعملية التطوير الإداري ترتبط بصورة أساسية بعملية التطوير التنظيمي والتي تركز الانتباه على الأفراد والنظام الاجتماعي الذي يعملون في إطاره الأفراد وكذلك مجموعات العمل والعلاقات بينهم وتستخدم أنشطة التوجيه المختلفة والتي قد تهدف بصورة رئيسية لتطوير روح الفريق في العمل كما أنها توفر التدريب للأفراد بدلاً من المجموعات والعلاقات بينها ولكن يجب أن يتم عمل ذلك في إطار الاحتياجات المستقبلية بالنسبة للاحتياجات الإدارية .
2)مراجعة القوى العاملة :
يمكن تعريف وظيفة القوى العاملة : بأنها النشاط الخاص بتوفير احتياجات المنشاة من القوى العاملة والمحافظة عليها وتنميتها والعمل على استقرارها ورفع روحها المعنوية كما يحقق أهداف المنشاة بأكبر قدر من الكفاءة والفعالية ..
فمراجعة التنظيم تقود بصورة طبيعية إلى مراجعة الموارد البشرية بالمنظمة ويمثل هذا الجانب من التطوير الإداري تخطيط القوى العاملة .وعندما تسمح الظروف والاحتياجات المستقبلية من حيث الأعداد الأنواع والمعارف والمهارات المطلوبة.
ويعتبر هذا بمثابة مراجعة عامة أما الاحتياجات المتعلقة بالتعاقب الإداري والاحتياجات الفردية وتحليل نقاط القوى والضعف التي تؤثر على الخطة الآلية . وقد يكون من غير الممكن إعداد تنبؤات دقيقة بالاحتياجات المستقبلية ولكن ما يزال من المرغوب فيه التفكير في الاعتبارات العامة التي تؤثر على التوجيه والتدريب ، تخطيط التدرج الوظيفي وتخطيط التعاقب .
3)تقويم الأداء :
يقصد بتقويم الأداء الحصول على حقائق أو بيانات نحدده من شأنها أن تساعد إلى تحليل وفهم وتقويم أداء العامل لعمله وسلوكه فيه في مدة زمنية محدده .
وتقدير مدى كفاءته الفنية والعملية والعلمية بالنهوض بأعباء المستويات الواجبات المتعلقة بالحاضر والمستقبل وهذا يتطلب تحليل وفهم وتقويم القدرات الإنسانية في احتلال الوظائف في المستقبل ذات مستوى أعلى من المسؤوليات والواجبات وتفتح مجالات التقدم الوظيفي ، واستخدام الطاقة البشرية بالشكل أو الأسلوب اللذين يحققان أهداف المنظمة من خلال تحقيق رغبات الإنسان العامل .
أحد الأساليب المستخدمة لتقويم الأداء هو برنامج الإدارة بالأهداف والذي يحتوي على عنصر مراجعة للأداء إضافة إلى بعض الجوانب الأخرى المتعلقة بالتطوير الإداري .
4)الإدارة بالأهداف :
الإدارة بالأهداف احد الأنشطة الرئيسية في برنامج التطوير الإداري وربما يعتبر معالجة شاملة لمشاكل التطوير الإداري ، ولكن هذا يمكن أن يلعب دوراً ايجابياً في إعداد برنامج متكامل للتطوير الإداري وتعتبر فلسفته الأساسية ضرورية لأي متخصص يعمل في إدارة الآخرين .
والإدارة بالأهداف هي في الأساس أسلوب يستخدم لإدارة المنظمات والأفراد وتحسين أداء المديرين .
5)التدريب :
التطوير الإداري ينظر إليه في بعض الحالات كأمر يتعلق بتقديم مجموعة من المقررات المناسبة للمدير خلال تدرجه الوظيفي .
إلا أن التدريب كما عرفه احد الخبراء فهو تعديل السلوك من خلال التجربة يعني أن الطريقة المثلى لتطوير المديرين هو تلقيهم التدريب في الواقع العملي ، أي أثناء تأدية أعمالهم عن طريق التوجيه .
الوسيلة الرئيسية التي يمكن تزويد المديرين بها لتطوير أنفسهم هي ضمان تمتعهم بتجربة واسعة ومتنوعة في الوقت الصحيح أثناء تدرجهم الوظيفي هذه التجربة يجب دعمها وليس استبدالها بمقررات يتم توقيتها بصورة مناسبة وتعميمها للإيفاء باحتياجات محدده .
وبينما يعتبر التدريب جزءاً هاماً من التطوير الإداري يجب أن لا يسمح لهذا التدريب أن يكون مجرد مجموعة من المقررات الرسمية حتى إذا كانت هذه المقررات قائمة على أنظمة دقيقة للوصف الوظيفي ، التحليل الوظيفي وتقويم الأداء ، حيث أن ذلك يؤدي إلى حالة من الجمود يجعل الأسلوب غير مناسباً للتطوير الإداري . مقررات التدريب الرسمية يجب استخدامها فقط عندما يكون من الضروري دعم ما يتعلمه المديرين أثناء تأدية أعمالهم .
وعليه فان النشاط الرئيسي المرتبط بالتطوير الإداري هو ضمان أن المديرين تتاح لهم الفرصة للتعليم هذا أمر يتطلب تشجيع التدريب أثناء العمل وتوفير فرص للتقدم الوظيفي لتوسيع خبرة وتجربة المدير .
6)تخطيط التعاقب الإداري :
الهدف الأساسي من تخطيط التعاقب الإداري هو ضمان توفير مديرين أيضا لشغل الوظائف الإدارية التي قد تشغر مستقبلاً نتيجة للترقية ، أو التقاعد ، أو الموت ، أو النقل .... الخ
إضافة إلى ضمان توفير المديرين لملأ الوظائف الإدارية الجديدة التي قد تحتاج إليها المنظمة في المستقبل .
المعلومات المتعلقة بتخطيط التعاقب الإداري يمكن الحصول عليها من مراجعة التنظيم ومراجعة القوى العاملة إضافة إلى مراجعة التقويم الخاص بالأداء والقدرات الكامنة وراء المديرين الحاليين .
هذه المعلومات يجب تسجيلها حتى يمكن على ضوءها اتخاذ القرارات الخاصة بالترقيات والإحلال وعمل الترتيبان اللازمة لتوفير التدريب والخبرة الإضافية لأولئك المديرين الذين يظهر لديهم مقدرات كامنة أو أولئك المرشحين للترقية .
7)تخطيط التدرج الوظيفي :
تخطيط التدرج الوظيفي يهدف إلى أمرين هما
الأول : ضمان أن الأفراد الواعدون تتاح لهم الفرصة لتوسيع خبراتهم لإعدادهم لمستويات المسؤولية التي يكون لديهم المقدرة على وصولها .
الثاني : تزويد الأفراد ذوى القدرات الكامنة بالتوجيه والتشجيع اللازم لتمكينهم من استغلال إمكانياتهم والبقاء بالمنظمة .
إذا تخطيط التدرج الوظيفي يكون فعالاً عند ربطه بتخطيط التعاقب الإداري بحيث يقود التدريب والخبرة التي يتم تقدمها للمدير في اتجاه وظيفة محدده يجب ملأها .
إلا أن مدى إمكانية تخطيط التدرج الوظيفي تكون محدده إذا كان من الصعب التبوء باحتياجات الإحلال وتقويم القدرات الكامنة ي المدى البعيد أو توفير التسلسل المناسب من الخبرات .
هذه الصعوبات تواجه معظم المنظمات وعادة ما يكون ممكناً فقط التخطيط للخطوة التالية من اتجاه الترقية .
وحتى ذلك يعتبر أفضل من ترك الأمور للمصادفة أو للزمن ؟ .
تخطيط التدرج الوظيفي قد يشمل على نضج الأفراد :
تخطيط التدرج الوظيفي قد يشمل على نضج الأفراد فيما يتعلق باتجاهات التدرج الوظيفي المتاحة لهم وماذا يجب عليهم عمله للحصول على الترقية .
وهذا لا يعني أن خطة طويلة المدى تحتوي على مجموعة من الخطوات المحددة مسبقاً يمكن الكشف عنها .
ولعله من النادر إمكانية تحقيق الدقة فيما يتعلق بفرض التدرج الوظيفي في المدى البعيد .
وحتى إذا كان ممكناً فانه قد تكون هناك خطوة من رفع مستوى توقعات الأفراد التي قد لا يمكن الإيفاء بها مستقبلاً وقد يكون من المجدي التحدث عن الخطوة التالية فقط ولكن ابعد من ذلك فان اسلم أسلوب هو تزويد الأفراد بسيناريو عن الفرص التي قد تكون متاحة مستقبلاً للتدرج الوظيفي .
النصح المتعلق بالتدرج الوظيفي يجب أن يتجنب ذكر الأشياء التي قد تتحول إلى وعود فارغة .
بل يجب أن يكون هدفه الرئيسي هو مساعدة الفرد لتطوير نفسه بإعطائه فكرة عن الاتجاه الذي يجب عليه السير فيه .
الخاتمة :
إن الأنشطة التي تطرقنا إليها تعتبر جميعها مفيدة ولكن يجب أن لا تدير نظر المنظمة بعيداً عن الهدف الرئيسي للتطوير الإداري ، ألا وهو التأكد من المديرين والأفراد الذين تتوفر لديهم إمكانات شغل الوظائف الإدارية يحصلون على أقصى مما يمكن الخبرة من خلال أدائهم عملهم اليومي .
ويجب أن يكون التركيز على توضيح ادوار وأهداف المديرين ومعاونيهم بحيث يمكن لهؤلاء المعاونين تلقي التوجيه والإرشاد اللازمين لتطوير معارفهم ومهاراتهم
1ـ د / عمر مقلي محاضرات في جامعة الجزيرة السودان 1998م .
2 ـ الإدارة الإستراتجية لمواجهة تحديات القرن الحادي والعشرين
د / عبدالمجيد عبدالفتاح الغربي مجموعة النيل الغربي 1999م .
3 ـ الإدارة لمحات معاصرة
د / رضا صاحب أبو حمد آل علي
أ / سنان كاظم الموسوي مؤسسة الوران للنشر والتوزيع 2001م .
4 ـ دراسات معاصرة في التطوير الإداري د / عاصم الأعرجي عمان 1995م .
5 ـ أصول التنظيم والأساليب محمد شاكر عصفور 1999م دار المسيرة
معهد التنمية الإدارية قطر للنشر والتوزيع .
6 ـ المراجعة الإدارية وتقويم الأداء
د / منصور حامد محمود كلية التربية جامعة القاهرة .
7 ـ الإصلاح الإداري الفكر والممارسة
د / يالا الحج عارف 2003م دار الرضا للنشر ـ دمشق .
بقلم الدكتور / زهير محمد كامل
مساعد العميد للشؤن الإكادمية
التطوير الإداري وحاجة المنظمات إليه
Maho0o0odi
العرض العادي
